Como escolher o melhor software de gestão

Na empresa actual, o software de gestão deve ser o verdadeiro centro de operações, constituindo em si o núcleo e o esquema funcional da organização administrativa. Apesar de se poderem integrar nesta categoria as aplicações de gestão contabilística das empresas e de recursos humanos, costuma-se identificar normalmente como sendo software de gestão apenas o que engloba as áreas de vendas, compras, aprovisionamento e gestão financeira, para além da gestão corrente da companhia.

A importância que o software assume para o correcto funcionamento da empresa leva a que se deva ter em conta características como fiabilidade – de modo a que os utilizadores possam ter confiança nos seus resultados ,

robustez – evitando problemas técnicos, funcionalidade – para permitir o desempenho das tarefas administrativas e operacionais segurança – um factor fundamental no sentido de preservar o valor de análise e organização dos dados que manipula.

Para que a selecção seja eficiente e abrangente, o processo de escolha terá que passar por quatro grandes fases: planeamento, identificação, avaliação e selecção.

Passo 1 – Planear a implementação do software de gestão

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Nesta fase, será necessário analisar criticamente a sua empresa e as razões para adoptar novas soluções de software, estabelecendo a base para a selecção do software, através da determinação dos objectivos empresariais e da redefinição dos processos de negócio.

Determine os objectivos de negócio

Qual é a missão da empresa e de que forma é que pode ser melhor conseguida com novas tecnologias ou processos? Deve-se tentar definir também as razões de negócio que levam a implementar uma nova solução de software. Para além dos próprios objectivos, há que definir factores de mensurabilidade, que vão ajudar a indicar se um objectivo foi ou não alcançado pelo novo sistema. Deverá também tentar converter os objectivos em características e começar a considerar os requisitos que são essenciais para o novo sistema, que serão completamente definidos no próximo passo.

Passo 2 – Identificar necessidades

Esta fase centra-se principalmente na definição de requisitos funcionais, técnicos e operacionais para a solução, derivados dos objectivos empresariais estabelecidos na fase de planeamento. Deve-se em seguida criar uma pequena lista de produtoras de software do ramo.

Definição de requisitos

Deve ser elaborada uma lista abrangente e por prioridades de requisitos que possam ser utilizados para avaliar as soluções de software de gestão. Esta tarefa de definição de requisitos resulta na descrição do modelo ideal de funcionalidades e características do sistema, de modo a recolher e documentar efectivamente os requisitos para uma nova solução. O cumprimento destas tarefas levará à criação de uma lista dividida em categorias e graus de prioridade que irá conter os requisitos que a solução deverá ser capaz de dar resposta.

 


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